Door de medewerkers van het team verbijzonderde interne controle (VIC) zijn verbijzonderde interne controles uitgevoerd. Dit gebeurde op basis van een door het college vastgesteld Intern Controleplan. In dit plan zijn de door het team VIC uit te voeren werkzaamheden opgenomen. De controles hebben voornamelijk plaatsgevonden via proces- en dossieronderzoeken. De opzet, het bestaan en de werking van diverse (financiële) processen zijn getoetst door (de medewerkers van) het team VIC. In het jaarverslag Interne Controle wordt ingegaan op de door team VIC uitgevoerde werkzaamheden.
Een van de uitgangspunten is dat onze bedrijfsvoering ondersteunend is aan en helpend bij de dienstverlening en dat onze werkprocessen goed georganiseerd zijn: qua besturing, beheersing en uitvoering. Het is belangrijk dat efficiency en risicobeheersing zoveel mogelijk zijn ingebouwd in de primaire processen (administratieve organisatie). Dit betekent dat processen efficiënt zijn ingericht en vastgelegd en dat controle- en beheersmaatregelen in het proces zelf plaatsvinden en worden uitgevoerd door de functionele clusters. Actuele procesbeschrijvingen, met voldoende aandacht voor controle- en beheersmaatregelen in het proces, leveren een positieve bijdrage aan de kwaliteit van ons werk.
We bereiken hiermee dat we:
- zicht hebben op onze werkprocessen en dat er continu wordt gewerkt aan verbetering;
- bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd en beschreven;
- zicht hebben op risico's en weten hoe we deze kunnen managen.
Voorbeelden van concrete acties die hiervoor in 2025 hebben plaatsgevonden zijn:
- het traject "Continu verbeteren" binnen USD;
- de inzet van assetmanagement als werkmethodiek;
- het vastleggen van processen binnen de clusters IB en WB;
- de start van de pilot van Blue Dolphin, als tool voor het vastleggen van processen;
- het jaarlijks actualiseren van vastgelegde processen en procedures.
Periodiek wordt een onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van ons gemeentelijk beleid (artikel 213a Gemeentewet) uitgevoerd. Deze onderzoeken zijn gericht op leren en verbeteren. Volgens de planning zou in 2025 een 213a onderzoek naar (een aantal van) de soft controls, uit het fraudepreventiebeleid worden uitgevoerd. Tijdens de voorbereiding hiervan bleek dat dit onderzoek grotendeels zou samenvallen met het tweejaarlijkse MTO-onderzoek. Aangezien deze onderzoeken een grote overlap zouden hebben, heeft het 213a onderzoek om die reden geen doorgang gevonden.
Verantwoording over de rechtmatigheid en onderzoeken naar informatiebeveiliging en privacy komen aan bod in separate paragrafen.